社内グループウェア刷新により、情報の一元管理と業務平準化を実現

背景・課題

横綜興業株式会社・株式会社阿部商事様は、地方で不動産賃貸業、宅地宅建取引業、保険代理店業を営む従業員10名規模の企業です。

事業の拡大に伴い、社内情報管理やタスク管理の煩雑化が進み、属人化・情報の分散化という課題を抱えていました。

– 各担当がエクセル台帳や議事録を使って個別に情報管理しており、情報が分断されていた
– 駐車場管理、保険営業、不動産賃貸それぞれのタスク・ステータス管理が不統一
– 既存グループウェアが有効活用されず、社内連携が非効率
– 稟議・承認業務がオフライン中心で、迅速な対応が困難

これに対し、KINTONEを基盤としたグループウェア刷新による課題解決を目指しました。

支援内容

システム開発の目的は、社内業務に必要な情報・タスク・承認フローをKINTONEに統合し、小規模組織でも運用できるシンプルで強力な基盤を作ることでした。

【システム開発のゴール】
– 駐車場管理、保険営業、不動産賃貸に関する顧客・案件データの一元管理
– タスク・ステータス管理の標準化と可視化
– 帳票自動生成機能（契約書、領収書、見積書など）
– ワークフローによる稟議・承認業務のオンライン化

システム構成

前述の目的を念頭に置きながら、既存の組織構成や業務構成を踏まえ、以下の構成でシステムを構築しました。

１. 駐車場管理業務システム開発
– 顧客情報、契約情報、更新・解約業務をKINTONEアプリにて管理
– 賃貸契約案内・契約書・同意書・覚書・領収書などの帳票出力機能
– 入力画面のユーザビリティ向上（業務フロー順に入力項目を配置）

２. タスク・スケジュール管理機能
– 顧客対応ステータスに応じたタスク管理
– 書類提示後の来訪・郵送パターンに応じたスケジュール管理
– 予定日超過時にポータル画面で通知

３. ワークフロー機能構築
– 書類作成後、ワンクリックで経営層に承認申請
– 添付書類の提出・確認プロセスを標準化

４. 既存グループウェア機能統合
– タスク管理／議事録／チャット機能をKINTONEへ集約
– 保険営業日報アプリも試作し、社内活用を促進

支援成果

グループウェア刷新後、横綜興業株式会社・株式会社阿部商事様では次の成果が得られました。

– 情報の一元管理と検索性向上（顧客情報・タスク・案件情報統合管理）
– 業務の平準化と属人化リスク低減（統一されたフロー・テンプレートでミス防止）
– 会議運営の効率化（合意事項のみ記録し工数削減）
– 申請・承認スピードの向上（オンライン稟議により迅速対応）
小規模企業向けに最適化された、シンプルかつ強力な業務基盤が整いました。

お客様の声

「バラバラだった情報が1つにまとまり、業務がとてもスムーズになりました。」

「誰が見ても分かる形でタスク・契約情報が整理され、引き継ぎや日常業務の負担が減りました。」