データとデジタル技術を活用した業務改善

背景・課題

悠悠ホーム株式会社様は、福岡を拠点とするハウスメーカーです。
過去の同社は、現場の感覚や直感を頼りにした人海戦術での活動が中心だったこともあり、必ずしも社内でデジタル技術を効果的に活用できておらず、業務の効率化や事業の優位性の確立ができていませんでした。
この状況を受け、本活動の目的として以下の3点を据え、活動を開始しました。

・プロジェクト内のスモールスタートから会社全体の業務改善に拡大させる
・メンバーが積極的に新たな取り組みにチャレンジすることを厭わず、会社を成長させる可能性を排除しない
・継続的に進める業務改善IT化推進ノウハウを内製化させる

支援内容

データとデジタル技術を活用しながら、業務改善を推進し、競争上の優位性を確立・維持することを目指し、現業の業務フローから見える課題抽出と改善の推進、業務効率のための施策の継続的な検証・評価を行いました。

【実施内容】

１．現状ヒアリング・既存業務フローの整理
２．新規システムの選定と導入に向けた推進フォロー
３．既存業務のDX化検討
４．天神移転に伴い発生する総務・人事課の業務改善

支援成果

システムから業務を見て改善を進めるのではなく、業務を棚卸し整理したうえで共通理解を形成し、業務からみた改善の打ち手を考える、その一つとしてシステム選定を実施することを一貫して進めました。

現状ヒアリング・既存業務フローの整理
１．既存導入システムの整理・役割分担共有
２．各部署の課題ヒアリング実施
３．各部署ごとの課題整理

新規システムの選定と導入に向けた推進フォロー
１．現状把握
２．対象ツールのリストアップ
３．候補ツールの比較
４．要件定義:社内の業務に即して必要な項目の整理+実現したい項目の整理
５．オリエンテーション:ベンダーへの要望として展開
６．システム導入

既存業務のDX化検討
１．DXについて共通理解形成
２．ワークフロー整理
３．社内備品購入の仕組み改善
４．既存業務の効率化アドバイス
５．社内問い合わせ対応
６．既存システムの運用見直し

天神移転に伴い発生する総務人事課の業務改善
１．フリーアドレスの課題事例紹介
２．物の受け渡し・紙書類の保管・印章押印業務の見直し

社内に点在する業務課題について調査を進め、関係部門へのヒアリングを通じて具体的な改善策の提案と共有を重ねてまいりました。
今後の展開においては、業務改善の取り組みをより効果的に進めるためにも、役員の皆さまとの共通認識の形成や情報共有を一層図っていくことが重要と考えております。

お客様の声

大きな成果としては各会議へのモニター設置が行われ、会議でPCを持込むようになったことや、ペーパーレス化が一気に進んだこと。
また、社内での改善意識が高まり、改善が業務の一部にまで浸透したことが挙げられます。業務から見て必要な要件を予めまとめ、ベンダーのデモンストレーションに立ち会いながら導入を進めていただけたことが大変ありがたかったです。この度はお世話になりました。